Wanneer je door je eigen bedrijf loopt zie je veel controlelijsten, planningslijsten, bestellijsten, todo-lijstjes, sticky notes, planningssystemen en veel handelingen op computers. Ook zie je ook mensen, met lijsten in de hand, zoeken naar die ene pallet met dat ene product die je nu nodig hebt voor de verzending.
Visueel overzicht
Je overzicht wordt gegenereerd door papieren lijsten. Zou je niet liever visueel overzicht hebben, in 1 oogopslag willen zien, wat waar staat en wat je ermee moet. Het kan ook andere en dat allemaal zonder papieren lijsten.
De situatie
Demar Lasertechniek te Hengelo bestaat 25 jaar en staat al jaren bekend om haar innovativiteit en het meedenken met haar klanten. Samen met 6 medewerkers snijden zij staalplaten van de hoogste kwaliteit met een doorlooptijd van slechts 2 dagen. Bij Demar worden uit grote staalplaten producten gesneden. Je kunt je voorstellen dat ze uit 1 plaat meerdere klanten bedienen en dat 1 klantopdracht uit meerdere producten bestaat. De meeste producten gaan rechtstreeks naar de klant en sommige producten gaan eerst naar een uitbesteed adres voor nabewerking om ze vervolgens te versturen. Een complexe maar normale productiesituatie.
Het lot van de expeditiemedewerker
De productieafdeling levert de producten ergens aan in de expeditieruimte waardoor best een chaotische situatie ontstaat (zie foto). De logistiek medewerker heeft een lijst van 2 à 3 A4-tjes met de order regels per klant en leverdatum. Hij verzamelt de klantenorders en zet deze klaar voor verzending. De logistiek medewerker loopt 10 a 12 maal per dag een rondje met zijn lijstjes en probeert zo zijn klantorders te verzamelen. Kortom: gedoe en allemaal verloren tijd.
Hoe kun je dit oplossen?
- Bepaal de waardestromen / productstromen. Vraag jezelf af welke stromen er zijn en hoe de productstromen eruit zien. Redeneer altijd vanuit de klant, immers de klant bepaald de eisen.
- Zet de waardestromen om naar een visuele standaard. Hiervoor kun je gebruik maken van vakken op de vloer, kleurcoderingen, lampen, kanbankaarten, enzovoorts.
- Bepaal de informatie behoefte voor de leverancier. Welke informatie heeft de leverende afdeling nodig om de levering in het juiste vak te plaatsen?
De stappen in de praktijk bij Demar
Wij hebben drie stappen meegenomen op de 5S dag. Gedurende de 2e S(chikken) is de locatie van het klantproduct bepaald. Door vragen te stellen over de waardestromen is de conclusie dat er drie stromen zijn: direct naar klant, uitbesteden en jaaropdrachten (=stap 1).
Bij de 4e S(tandaardiseren) hebben we drie vakken gemaakt die overeenkomen met de drie stromen (=stap 2).
Productie levert de producten in een van de drie vakken. Op de orderpapieren is duidelijk terug te vinden tot welke van de drie stromen de klantproducten behoren. In dit geval hoeven we qua informatie niets aan te passen. (=stap 3).
Het resultaat van de dag
Zoals je kunt zien op de foto is er een visueel overzicht gecreëerd. Indien de afdeling productie in 1 van de vakken een pallet plaatst, dan weet de logistiek medewerker direct dat hij iets moet doen, zonder daarvoor op zijn lijst te kijken, rond te lopen of na te denken.
De voordelen van visueel management
Iedereen in het bedrijf krijgt overzicht in de logistieke stromen. Een kantoor medewerker die gebeld wordt door een klant of de order al klaar is, kan dan rustig langs de vakken lopen en kijken en hoeft dit niet meer te vragen. De logistiek medewerker wordt niet gestoord, de kantoormedewerker heeft sneller een antwoord.
Het resultaat: rust, overzicht, eenvoudiger stromen, visueel te controleren, meer ruimte, 1 uur minder arbeid voor de logistiek medewerker.
Groeten,
Theo
