Wordt de productie vertraagd door grote vraag uit de markt of vanwege schaarste aan grondstoffen, dan is dat lastig maar verklaarbaar. Wordt achterstand echter veroorzaakt door een storing die te laat wordt opgelost omdat technische dienst haar zaken niet goed voor elkaar heeft, dan is het tijd om het interne werkproces is flink onder de loep te nemen. (Dit artikel is gepubliceerd in TIM Magazine nr 4 juni 2014).
De term opgeruimd werkplaats, opgeruimd hoofd is waarheid als een koe. Maar je werkplaats ook daadwerkelijk opgeruimd houden is een ander verhaal. Zeker in een bedrijf waar verschillende teams gebruik maken van dezelfde bureaus, werkbanken of gereedschappen. Bedrijven die stagnatie in de productie willen voorkomen zouden dus lean moeten gaan werken. Binnen lean staat de klant centraal en wordt er gestreefd naar een snelle en kwalitatief goede dienstverlening. Hierdoor verbetert de kwaliteit, dalen de kosten en stijgt de winst. Bijkomend voordeel is een grotere tevredenheid en betrokkenheid van de medewerkers. Lean werken loont dus. Maar hoe krijg je dit als bedrijf voor elkaar?
Meedenken
De 5S methode is een goede tool voor het optimaliseren van de productie en de technische dienst. Via deze methode wordt er in één dag een prettige, veilige en efficiënte werkplek gecreëerd. Het geheim van het succes ligt in het feit dat er niet voor de medewerker wordt gedacht, maar het team zelf aan de slag moet om de werkplekken in te richten op de manier waarop zij zelf verwachten het meest economisch te kunnen werken. Er is echter een maar. 5S heeft het beste resultaat wanneer dit wordt doorgevoerd binnen het hele bedrijf. De werkplekken op de productieafdeling kunnen nog zo goed geordend zijn, als andere afdelingen niet goed georganiseerd zijn wordt het probleem als het ware verschoven. Wanneer alle afdelingen 5S zijn ingericht, gaat er geen tijd meer verloren met het zoeken naar onderdelen en gereedschappen, wordt er minder beschadigd, is de voorraad onderdelen beduidend lager, wordt er minder gezocht naar bestellingen en, zeker niet onbelangrijk; wordt er veel irritatie voorkomen.
Herhalend versus eenmalig
Binnen veel productiebedrijven is de technische dienst (TD) een van belangrijkste afdelingen, zeker wanneer er wordt gewerkt met storingsgevoelige apparaten en machines. In tegenstelling tot de werkzaamheden op de afdeling productie die veelal volgens een vast stramien lopen, zijn de activiteiten van de TD afwisselend en moet er vaak ad hoc gereageerd kunnen worden op storingen. Wel zijn de werkzaamheden onder te verdelen in zich herhalende processen en eenmalige werkzaamheden. Wat betreft 5S kunnen de zich herhalende processen op dezelfde manier worden aangepakt als het productieproces. Kijk welke gereedschappen hiervoor nodig zijn en richt een overzichtelijke werkwijze in met duidelijke vakken voor gereedschappen, materialen, de nog te repareren en gerepareerde artikelen. Voor de eenmalige jobs is het verstandig om te starten met het identificeren van de huidige onderhoudsstromen zoals bijvoorbeeld elektromotoren, specifieke pompen, gereedschappen en dergelijke. Wanneer deze in kaart zijn gebracht is het handig en overzichtelijk om de werkplaats in te richten naar deze processen. Dat betekent dat de ‘eigen’ werkbanken omgevormd moeten worden tot klus-specifieke werkbanken, waaraan iedere willekeurige TD-medewerker kan werken.
Vaste plek
De synergie tussen productie en TD wordt bereikt door POUS (point of user storage) en door het toepassen van visualisatie. Oftewel, geef gereedschappen en materialen een vaste plek op de locatie waar ze gebruikt worden en leg dit vast door middel van het trekken van lijnen, gereedschapsborden en het maken van foto’s. Het resultaat zijn machines of machinegroepen waar het TD-gereedschap op een vaste plek ligt, zodat het voor de medewerker van de TD slechts een kwestie is van naar de storing toelopen en deze direct verhelpen.
Auditen werkplek
In theorie klinkt lean/5S als een klok en dat is het ook. Mits op een goede manier geïntroduceerd. Binnen 5S wordt voor het succes het initiatief gelaten aan de medewerker. Vanaf stap 1 wordt medewerkers gevraagd om zelf mee te denken over het inrichten en in stand houden van hun werkplekken. Dit levert vaak verrassende inzichten op. Eenmaal 5S-ingericht is het belangrijk om de nieuw ingerichte werkplek in stand te houden. Dit kan door het auditen van de werkplekken op gezette tijden en het nemen van tijd om verbeteringen door te voeren. Essentieel is het elkaar aanspreken op nalatigheden en fouten die gemaakt worden en hiervoor vervolgens samen oplossingen te bedenken in plaats van mopperen of het accepteren van deze fouten. Ook het management heeft hierin een taak. Geef het goede voorbeeld, loop regelmatig door de werkplaatsen, spreek mensen aan en bemoedig ze. Daarnaast is het belangrijk dat er door het management een structuur wordt opgezet waarbij er op periodieke wijze wordt teruggekomen op 5S. Dat kost tijd en geld, maar het resultaat mag er zijn. Want wanneer iedere werkplek maandelijks tenminste eenmaal de 5S-test ondergaat, zal het resultaat uiteindelijk beklijven.
| Korte termijn | Lange termijn |
|---|---|
|
Eenvoudig en visueel werkplekken en organisatie |
Hoger preventief onderhoud
|
|
Veilige werkplek |
Minder onderhoud en minder storingen
|
|
Efficientere en effectievere processen |
Teambuilding en begrip tussen afdeling
|
|
In één keer goed |
Vergroting betrokkenheid medewerkers
|
|
Ruimte besparen |
Elke dag verbeteren |
|
Minder zoeken |
|
|
Minder bewegingen |
|
|
Snellere doorlooptijd storingen |
|
De valkuilen (en open deuren)
- 5S wordt gezien als orde en netheid (en dus ook zo ontvangen door het personeel). 5S is een middel om processen beter op elkaar af te stemmen en samen na te denken over verbeteringen.
- Ontbreken aan training, iedere medewerker moet getraind worden om ervoor te zorgen dat alle neuzen dezelfde kant opstaan en het denkproces opgang komt.
- Opgepakt als project. 1 of 2 medewerkers worden benoemd tot 5S’ers en gaan de werkplek (van andere) inrichten. Nu moet er opeens een organisatie opgericht worden en is er een mogelijkheid het door te schuiven naar iemand anders. Het moet onderdeel worden van de normale werkzaamheden.
- Geen betrokkenheid bij de medewerkers. Hoe zou u het vinden als u morgenochtend op de werkplek komt en uw werkplek is anders ingericht? Laat de medewerkers zelf hun eigen werkplek samen inrichten.
- Niet gedragen door het management.
- Slechte communicatie tussen management, productie en TD
De succesfactoren
- Leren door te doen
- Direct aan de slag
- Zichtbaar resultaat
- Samen met de medewerkers
5S kan in 1 dag met een totale transformatie van de werkplek!
Michiel.
