Docent Geert Broekema beschrijft zichzelf als een redelijke chaoot. Niet dat hij de boel niet onder controle heeft, maar het kostte hem tot voor kort veel energie om overzicht te houden in zijn werk.“Ik ben afstudeercoördinator en begeleid jaarlijks zo’n honderd studenten bij de start van hun afstuderen. Dat betekent dat ik veel gesprekken heb en veel opdrachten en scripties moet beoordelen. Daarnaast geef ik ook nog regelmatig colleges. Als je je werk dan niet heel goed kunt plannen, dan kom je erin om. Om dat te voorkomen én omdat de stapels boeken en papier in mijn kantoor en mijn mailbox maar bleef groeien, heb ik de hulp ingeroepen van Flow in Motion.”
5S op kantoor; dat is mogelijk!
De 5S op kantoor dag van Flow in Motion die volgde was een bijzondere ervaring voor Geert. Onder begeleiding van Michiel Smit en Vincent van der Hoek ondergingen zowel zijn computer als kantoor een totale metamorfose. “Vincent richtte zich op de indeling van mijn mailbox. Ik had daarin honderden mappen staan, voor iedere afstudeerstudent eentje. De grote hoeveelheid maakte het alsnog heel onoverzichtelijk en het was bijna onmogelijk om structureel dingen op te schonen. Ook het bijhouden van de mail was een probleem.”
Een lege mailbox
Tijdens de 5S op kantoor-dag structureerde Vincent de mailbox op basis van het boek ‘Elke dag je hoofd en je mailbox leeg’. Hij deelde zijn mailbox op in een kort en een lang archief en in dingen die direct moeten gebeuren. Naast het aanbrengen van structuur in het bewaren van mail en andere documenten, kreeg Geert ook de tip om zoveel mogelijk te gaan werken met zijn outlookagenda. “Die gebruik ik sindsdien niet meer alleen voor het plannen van afspraken, maar ook het noteren van taken die ik op een bepaalde dag moet doen. Onder die taken valt ook het verwerken van de mail, dagelijks op een vast tijdstip”, vertelt Geert. “Het is een heel eenvoudig systeem en het maakt alles veel overzichtelijker. Het is alleen wel een kwestie van volhouden.”
Je houdt niet voor mogelijk wat je verzamelt
Terwijl Vincent de computer opnieuw inrichtte, worstelde Michiel zich samen met Geert door de stapels boeken en papier op diens bureau en in zijn kasten. “In de loop der jaren heb ik ontzettend veel studieboeken, rapporten, verslagen en dergelijke verzameld. We zijn alles nagelopen en bij ieder object moest ik vaststellen of ik het nog weer zou gebruiken of niet. En zo niet, dan kon ik het direct in de container op de gang gooien. Aan het einde van de rit was er nog maar een kwart van de spullen over. Die hebben we opgeborgen in een handige systeemkast met daarin 31 hangmappen voorzien van taken die ik van dag tot dag moet uitvoeren en deadlines die ik moet halen. Ontzettend helder en praktisch.”
Simpel
Het principe van 5S op kantoor is volgens Geert eigenlijk heel simpel, maar zonder hulp niet te doen. “Om orde te scheppen, moet je alles weggooien wat overbodig is. Die omslag kun je in je eentje niet maken. Als Vincent en Michiel me niet hadden geholpen, had ik veel minder weggegooid, dat weet ik zeker. Zij hebben me op ene hele andere manier leren kijken en sorteren.”
Het geeft rust en ontspanning
Drie maanden later is het bureau van Geert nog steeds leeg. Ook de rest van zijn kantoor maakt een opgeruimde indruk. “Ik werk een stuk efficiënter nu alles een vaste plek heeft en ik niet tien keer op een dag de stapels hoef te doorzoeken om het juiste document te vinden. Ook de agenda werkt goed, al moet ik bekennen dat het me niet altijd lukt om alles op de juiste tijd te doen. En dat is ook niet erg. Want als ik nu een keer achterstand heb, dan is dat zo weggeruimd. Ik ben ook ’s avonds een stuk ontspannener. Vroeger had ik het werk altijd in mijn achterhoofd, ook als ik thuis was. Dan bedacht ik steeds wat ik de volgende dag moest doen en wat ik beslist niet moest vergeten. Dat hoeft nu niet meer. Aan het einde van iedere week plan ik het werk voor die week erop. Kortom, ik ben heel erg tevreden. En ergens in mijn agenda staat nu een datum waarop ik mijn collega’s een presentatie ga geven over het buitengewone effect van één dagje 5S op kantoor onder begeleiding van Flow in Motion.”
